Venue finding

Of: het vinden van de geschikte locatie voor jouw event.
Stel, je moet een meeting organiseren. Een congres, een conferentie, een Sales & Marketing meeting, of een Board Meeting... en je moet een hotel vinden waar je niet alleen voldoende ruimte hebt om dat feilloos te laten doorgaan, maar waar ook genoeg kamers zijn om iedereen te slapen te leggen. En daarvoor moet je een contract onderhandelen.

De traditionele reisagent kan dit voor jou oplossen, en die vraagt daarvoor een prijs. Je kan het ook zelf proberen te doen, en dan ben je er veel tijd aan kwijt. Of je kan het aan HelmsBriscoe vragen.
HelmsBriscoe?

Als venue finder onderhandelen wij, in naam van en voor rekening van de klant, contracten met hotels en congrescentra voor dit soort meetings. Dat gaat van 10 kamers voor één nacht tot duizenden kamers voor hele weken, en alles ertussenin. Dat doen we kostenloos, en beter dan eender wie.

Beter?

Absoluut. We zijn met 1400 venue finders, en gezamenlijk hebben we in 2018 niet minder dan 6.000.000 overnachtingen geboekt - niemand doet beter. Daarmee zijn we de grootste klant van de meeste grote hotelgroepen, en kunnen we voorwaarden bedingen die niemand anders krijgt. Dat gaan niet enkel over de kamerprijs, maar ook over de contract-clausules waarmee we je als klant maximaal beschermen tegen kosten bij uitstel of annulering van je project.

Kostenloos?

Jazeker. We werken echter niet voor niets, we ontvangen een commissie van het hotel wanneer de meeting voorbij is en de klant het hotel betaald heeft. Daarbij geven we de garantie dat de prijs die je als klant betaalt niet opgeblazen is om die commissie te kunnen betalen. En het model werkt omdat we zo groot zijn.

Hoe werkt het?
1
Briefing
We houden eerst een bespreking: wensen, noden, budget, voorkeuren, bestemmingen, speciale omstandigheden, aantal kamers... alle details van je project.
2
Request for Proposal
Ik stel een RFP (Request for Proposal) op, en die stuur ik via een gespecialiseerd platform naar 10, 20... of meer hotels, die ik selecteer op basis van filters die met jouw wensen rekening houden
3
Shortlist
Ik analyseer alle voorstellen en stuur je een overzicht van de totaalprijs van je project, inclusief alle details. Je selecteert 2 of 3 hotels waar je verder mee wil. Ik verwittig de niet-geselecteerden dat ze uit de boot gevallen zijn, en ga verder aan de slag met jouw shortlist, tot ik een contractvoorstel op tafel heb waar je helemaal happy van wordt.
4
Contracting
Het contract wordt meestal opgesteld op basis van een type-contract van het hotel, maar ik zorg er voor dat er ook een aantal HB-clausules in zitten waardoor je als klant beter beschermd bent. Dat gaan dan vooral over annulatie, vermindering van aantallen, Force Majeure, en nog zo wat dingen.
5
Over to you
Na handtekening van het contract volgt de klant verder op met het hotel ivm alle praktische afspraken (namenlijsten, betalingen, afspraken ivm het programma). Ik blijf even aan de zijlijn staan maar ben beschikbaar als je me nodig hebt.
6
Afhandeling
Waanneer de meeting voorbij is betaal je het hotel, en daarna stuurt HelmsBriscoe een commissie-factuur naar het hotel. En daarmee is de kous af, tot je een nieuw project hebt, en dan beginnen we weer van voor af aan.